Politique de confidentialité

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1. Objet et champ d’application

La présente politique explique comment Oliverland Consulting collecte, utilise, conserve, protège et, le cas échéant, transmet les données personnelles dans le cadre de son site internet et de ses activités professionnelles.

Elle concerne notamment :

• les visiteurs du site www.oliverlandconsulting.com ;

• les personnes qui contactent Oliverland Consulting ou demandent des informations ;

• les clients particuliers utilisant les services de consultation individuelle sur l’ajustement des chaussures (B2C) ;

• les représentants, salariés, participants et contacts des organisations clientes ou prospects (B2B) ;

• les entreprises et professionnels de l’industrie de la chaussure accompagnés dans leurs projets ;

• les participants à des formations, conférences, enquêtes, évaluations ou projets pilotes.

Des notices complémentaires peuvent être fournies pour un formulaire, une consultation, une évaluation organisationnelle ou un projet particulier. En cas de contradiction, la notice spécifique précise le traitement concerné.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est : 

• Oliverland Consulting - Wing Fa Chan, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial Oliverland Consulting 

• Statut juridique : Entrepreneur individuel relevant du régime de la micro-entreprise 

• Adresse professionnelle : ESPACE MERCURE 11 rue Albert Einstein, 77420 Champs-sur-Marne, FRANCE

• SIRET : 52076761700076

• E-mail : contact@oliverlandconsulting.com

• Site : www.oliverlandconsulting.com

Oliverland Consulting n’a pas désigné de délégué à la protection des données à ce jour. Toute question relative à la protection des données peut être adressée à l’adresse électronique ci-dessus.

3. Données personnelles susceptibles d’être collectées

3.1 Données communes aux activités B2B et B2C

• identité, coordonnées et langue de communication ;

• contenu des demandes, échanges et correspondances ;

• informations relatives aux rendez-vous, contrats, prestations et paiements ;

• données de facturation et références nécessaires au suivi administratif ;

• préférences de communication et preuves de consentement ou d’opposition ;

• données techniques liées à l’utilisation du site, lorsque ces données sont collectées.

3.2 Consultations individuelles B2C

Selon les informations volontairement fournies, Oliverland Consulting peut traiter :

• la tranche d’âge, le sexe déclaré et, lorsqu’elle est pertinente, l’activité professionnelle ;

• le type de chaussures concerné, l’usage, la pointure, les difficultés d’ajustement et le sujet choisi ;

• des observations sur la longueur, la largeur, le volume intérieur et l’expérience de port ;

• des informations facultatives concernant des orthèses, chaussures thérapeutiques, affections ou anciennes blessures déclarées, ainsi que des douleurs, inconforts ou pertes de sensibilité ;

• les réponses au questionnaire de préparation et les commentaires communiqués pendant ou après la consultation.

Les informations relatives à une affection, une blessure, une douleur, une perte de sensibilité ou un dispositif orthopédique peuvent constituer des données concernant la santé. Elles sont facultatives et ne sont utilisées que pour préparer et adapter les conseils non cliniques relatifs à l’ajustement des chaussures. Oliverland Consulting n’établit aucun diagnostic médical et ne demande aucun dossier médical, ordonnance, photographie médicale ou compte rendu de santé.

3.3 Activités B2B

Dans le cadre des services destinés aux organisations et à l’industrie de la chaussure, les données peuvent comprendre :

• les coordonnées professionnelles, fonctions et informations relatives à l’organisation ;

• les besoins, cahiers des charges, propositions, contrats, livrables et échanges de projet ;

• les données nécessaires à l’organisation de formations, conférences et réunions ;

• pour certaines évaluations d’ajustement : données de pointure, mesures du pied ou de la chaussure, type de chaussures, expérience d’usage et retours des participants ;

• des données agrégées ou anonymisées relatives à l’ajustement, aux usages, aux incidents déclarés ou à la performance organisationnelle.

Oliverland Consulting privilégie l’anonymisation ou l’agrégation lorsqu’il n’est pas nécessaire d’identifier les participants. Les modalités de traitement des données de salariés ou participants sont précisées dans le contrat et dans une notice d’information propre au projet.

4. Finalités et bases juridiques

Oliverland Consulting détermine une base juridique adaptée à chaque finalité. Le consentement n’est utilisé que lorsqu’il constitue la base appropriée et peut être retiré à tout moment.

Les données personnelles collectées par Oliverland Consulting sont traitées pour les finalités présentées ci-dessous. La base juridique applicable dépend de la nature du service, de la relation avec la personne concernée et, le cas échéant, des informations communiquées.

4.1 Répondre aux demandes et préparer une proposition

Personnes concernées : contacts professionnels et particuliers (B2B et B2C).

Base juridique : selon le projet, l’intérêt légitime ou l’exécution d’un contrat avec l’organisation cliente pour les données ordinaires. Le consentement explicite est recueilli pour les informations facultatives relatives à la santé. La base juridique applicable est précisée dans la notice propre au projet.

4.2 Gérer les rendez-vous et fournir une consultation individuelle

Personnes concernées : clients particuliers (B2C).

Base juridique : exécution du contrat.

4.3 Utiliser les réponses générales au questionnaire de préparation

Personnes concernées : clients particuliers (B2C).

Base juridique : exécution du contrat.

4.4 Utiliser les informations facultatives relatives à la santé

Personnes concernées : clients particuliers (B2C).

Base juridique : consentement explicite, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), et à l’article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD.

4.5 Gérer les contrats et les missions de conseil, de formation ou de conférence

Personnes concernées : clients et contacts professionnels (B2B).

Base juridique : exécution du contrat ou intérêt légitime pour les contacts professionnels.

4.6 Réaliser une évaluation impliquant des salariés ou des participants

Personnes concernées : salariés ou participants concernés dans le cadre d’un projet avec une organisation cliente (B2B).

Base juridique : base juridique définie dans le contrat conclu avec l’organisation cliente et dans la notice d’information propre au projet.

4.7 Gérer les paiements, les factures et les obligations comptables

Personnes concernées : clients professionnels et particuliers (B2B et B2C).

Base juridique : exécution du contrat et respect des obligations légales.

4.8 Assurer la sécurité du site, des comptes et des systèmes

Personnes concernées : utilisateurs, clients et contacts professionnels ou particuliers (B2B et B2C).

Base juridique : intérêt légitime d’Oliverland Consulting à protéger son site, ses comptes, ses systèmes et les données qui y sont traitées.

4.9 Contacter une personne dans le cadre d’une enquête de satisfaction

Personnes concernées : clients et participants professionnels ou particuliers (B2B et B2C).

Base juridique : consentement.

4.10 Contacter une personne au sujet d’un futur essai ou projet

Personnes concernées : contacts, clients ou participants professionnels ou particuliers (B2B et B2C).

Base juridique : consentement distinct.

4.11 Adresser des communications professionnelles pertinentes

Personnes concernées : contacts professionnels (B2B).

Base juridique : intérêt légitime, avec possibilité de s’opposer à tout moment à la réception de ces communications.

4.12 Déposer des cookies non strictement nécessaires

Personnes concernées : visiteurs du site.

Base juridique : consentement, recueilli par l’intermédiaire de l’outil de gestion des cookies du site.

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5. Caractère obligatoire ou facultatif des informations

Les informations identifiées comme obligatoires sont nécessaires pour répondre à une demande, organiser un rendez-vous, fournir la prestation, traiter le paiement ou satisfaire aux obligations administratives. Leur absence peut empêcher Oliverland Consulting de fournir le service demandé.

Les questions relatives aux orthèses, affections déclarées, anciennes blessures, douleurs ou inconforts sont facultatives. Le refus d’y répondre n’empêche pas la consultation ; il peut toutefois limiter la personnalisation des explications relatives à l’ajustement des chaussures. Les choix concernant les enquêtes de satisfaction et les futurs projets sont également facultatifs et n’ont aucune incidence sur la prestation réservée.

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6. Données concernant les salariés ou participants B2B

Pour chaque mission impliquant des salariés, agents, utilisateurs de chaussures professionnelles ou autres participants, les rôles et responsabilités sont déterminés avant la collecte :

• l’organisation cliente peut agir comme responsable du traitement et Oliverland Consulting comme sous-traitant ;

• Oliverland Consulting peut agir comme responsable indépendant pour un traitement qu’elle détermine elle-même ;

• une responsabilité conjointe peut être envisagée lorsque les finalités et moyens essentiels sont décidés ensemble.

Lorsque Oliverland Consulting agit exclusivement pour le compte et selon les instructions de l’organisation cliente, un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est conclu. Lorsque les finalités et les moyens essentiels sont déterminés conjointement, les responsabilités respectives sont définies dans un accord conforme à l’article 26 du RGPD.

Avant toute collecte, une notice d’information spécifique est remise aux salariés ou participants. Elle précise notamment les données collectées, la finalité, la base juridique, les destinataires, la durée de conservation, les droits des personnes et la nature des résultats communiqués à l’organisation cliente. Les résultats sont présentés sous forme agrégée ou anonymisée lorsque l’identification individuelle n’est pas nécessaire.

7. Destinataires et prestataires

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

• à Wing Fa Chan, pour le compte d’Oliverland Consulting ;

• aux prestataires techniques utilisés pour le site, la messagerie, les formulaires, la prise de rendez-vous, la visioconférence et le stockage ;

• au prestataire de paiement, qui traite les données de carte selon ses propres conditions et mesures de sécurité ;

• au cabinet comptable, aux conseils professionnels ou aux autorités légalement habilitées, lorsque cela est nécessaire ;

• à l’organisation cliente, uniquement selon le rôle, le contrat et l’information fournie aux participants dans un projet B2B.

Les prestataires actuellement utilisés comprennent Google Workspace — notamment Gmail, Google Forms et Google Calendar — pour la messagerie, les formulaires et la gestion des rendez-vous ; Stripe pour les paiements ; Wix pour l’hébergement et le fonctionnement du site internet ; ainsi que Zoom et Google Meet pour les consultations et réunions en ligne.

8. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires peuvent traiter des données personnelles depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen. Ces traitements peuvent notamment concerner Wix, Google, Stripe ou Zoom et leurs sous-traitants. Selon la destination et le prestataire concernés, les transferts reposent sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou toute autre garantie reconnue par le RGPD. Les listes de sous-traitants et les garanties applicables sont tenues à jour par les prestataires concernés. Des informations complémentaires peuvent être demandées à Oliverland Consulting à l’adresse contact@oliverlandconsulting.com. 

9. Durées de conservation des données 

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à leur finalité, puis supprimées ou archivées avec un accès limité lorsqu’une obligation légale ou un besoin probatoire le justifie.

Les durées de conservation appliquées sont les suivantes.

9.1 Demandes sans relation contractuelle

Les données relatives aux demandes qui ne donnent pas lieu à une relation contractuelle sont conservées pendant trois ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée.

9.2 Données clients utilisées pour la relation commerciale

Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale, puis pendant trois ans à des fins de gestion et de suivi commercial. Un archivage probatoire distinct peut être effectué lorsque cela est nécessaire.

9.3 Contrats et correspondances commerciales

Les contrats et les correspondances commerciales sont conservés pendant cinq ans à compter de la fin de la relation contractuelle, sauf lorsqu’un délai différent est imposé par la réglementation applicable.

9.4 Factures et pièces comptables

Les factures et autres pièces comptables sont conservées pendant dix ans, conformément aux obligations légales et comptables applicables.

9.5 Questionnaire de préparation B2C — données générales

Les réponses générales au questionnaire de préparation sont conservées pendant douze mois après la consultation, sauf en cas de demande d’effacement ou de litige nécessitant leur conservation.

9.5 Questionnaire de préparation B2C — informations facultatives relatives à la santé

Les informations facultatives relatives aux orthèses, aux affections déclarées, aux douleurs ou aux inconforts sont conservées pendant douze mois à compter de la consultation ou du dernier échange directement lié à celle-ci. Elles sont ensuite supprimées ou anonymisées.

9.6 Données identifiantes recueillies dans le cadre d’un projet B2B

Les données identifiantes recueillies dans le cadre d’un projet B2B sont conservées pendant la durée du projet, puis pendant la période définie dans le contrat correspondant. Elles sont anonymisées ou supprimées dès que l’identification des personnes n’est plus nécessaire.

9.7 Consentement à être recontacté pour une enquête ou un futur projet

Les informations relatives à ce consentement sont conservées jusqu’à son retrait ou pendant trois ans à compter du dernier contact.

9.8 Preuve du consentement ou de l’opposition

La preuve du consentement est conservée pendant la durée nécessaire pour démontrer le respect du choix de la personne concernée. Lorsqu’une personne s’oppose à recevoir certaines communications, les informations nécessaires au respect de cette opposition sont conservées pendant au moins trois ans.

9.9 Choix relatifs aux cookies

Les choix exprimés concernant les cookies sont, en principe, conservés pendant six mois, sous réserve de la durée effectivement configurée dans l’outil de gestion des cookies utilisé sur le site.

10. Sécurité

Oliverland Consulting met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment la limitation des accès, la protection des comptes par des moyens d’authentification appropriés, la mise à jour des équipements et services, la sauvegarde lorsque nécessaire, ainsi que des procédures de conservation et de suppression.

Aucune transmission sur internet ni aucun système de stockage ne peut garantir une sécurité absolue. Les incidents sont documentés, analysés et traités conformément aux obligations applicables.

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11. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement ainsi que, selon le paramétrage retenu, des outils de mesure d’audience ou d’autres technologies. Les cookies non strictement nécessaires ne sont déposés qu’après recueil du consentement lorsque celui-ci est requis.

Les visiteurs peuvent accepter ou refuser les cookies non nécessaires avec une facilité équivalente et modifier leur choix à tout moment depuis le gestionnaire de cookies du site. La liste des cookies utilisés, leurs finalités, leurs fournisseurs et leurs durées de conservation est accessible depuis ce gestionnaire

12. Droits des personnes

Selon la base juridique et les conditions prévues par le RGPD, toute personne peut demander :

• l’accès à ses données personnelles ;

• la rectification de données inexactes ou incomplètes ;

• l’effacement de ses données ;

• la limitation du traitement ;

• la portabilité des données lorsque ce droit est applicable ;

• l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ou à la prospection ;

• le retrait de son consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements déjà réalisés.

Les demandes peuvent être adressées à contact@oliverlandconsulting.com. Oliverland Consulting répond dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d’un mois. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsqu’un doute raisonnable existe sur l’identité du demandeur.

Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr

13. Personnes majeures

Les consultations individuelles B2C sont exclusivement destinées aux personnes âgées de 18 ans ou plus. Oliverland Consulting n’accepte pas de réservation ni de formulaire préparatoire concernant une personne mineure. 

Cette restriction concerne uniquement les consultations individuelles B2C et n’empêche pas l’organisation d’actions éducatives collectives destinées à des mineurs, sous la responsabilité et la supervision de l’organisation accueillante. Sauf procédure spécifique mise en place au préalable, aucune donnée personnelle concernant les participants mineurs n’est collectée dans ce cadre. 

14. Décisions automatisées

Oliverland Consulting ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur la seule base d’un traitement automatisé. Les outils d’évaluation de l’ajustement fournissent des éléments d’aide à l’analyse et ne remplacent pas l’appréciation humaine.

15. Violations de données

Toute violation de données personnelles est documentée et évaluée. Lorsqu’elle est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, elle est notifiée à la CNIL dans les conditions et délais prévus par le RGPD. Lorsque le risque est élevé, les personnes concernées sont également informées dans les meilleurs délais, sauf exception prévue par la réglementation.

16. Mise à jour de la politique

Oliverland Consulting peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution de ses activités, outils ou obligations. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête du document. En cas de modification substantielle, une information appropriée est fournie aux personnes concernées.

17. Contact

Pour toute question ou demande relative à la protection des données :

• Oliverland Consulting - Wing Fa Chan

• E-mail : contact@oliverlandconsulting.com

• Adresse : ESPACE MERCURE 11 rue Albert Einstein, 77420 Champs-sur-Marne, FRANCE

• Site internet : www.oliverlandconsulting.com

Email : contact@oliverlandconsulting.com